Gestion de la collection des documents vidéo à la bibliothèque  du CERN

Accès aux multiples collections virtuelles par une unique notice bibliographique

Projet : août 2001 -  mai 2002

Maywenn Haldimann et Ingrid Geretschläger ^(*)

Résumé

Un catalogage impropre et des versements incontrôlés dans le temps ont rendu la collection des vidéos disponible à la bibliothèque du CERN quasiment introuvable pour l'utilisateur. Le résultat d'un travail de fond sur cette collection se traduit par une amélioration de la pertinence de la recherche, une clarté des notices, des liens dynamiques sur le Web et des liens entre des documents attachés aux enregistrements vidéo.

Historique

En 1995, le Service Audiovisuel du CERN commençait à produire des enregistrements sous forme VHS. La bibliothèque décidait alors de mettre à la disposition des utilisateurs une collection de ces vidéos dans une salle de lecture spéciale. Au début, ces vidéos étaient essentiellement des enregistrements filmés de cours donnés au CERN dans le cadre de l' « Academic Training Programme » et des « CERN Summer Student Lectures ». Par la suite, d'autres manifestations furent filmées : séminaires, réunions avec l'ensemble du personnel, visites…En 1995, il a été décidé de cataloguer et de traiter chaque vidéo indépendamment du manuscrit s'y attachant. Le catalogue de la bibliothèque n'était pas encore disponible sur le Web et on était loin d'imaginer de lier des documents entre eux.

Aux vidéos conservées à la salle de lecture s'ajoutaient des vidéos en format U-Matic⁽¹⁾ conservées par le Service Audiovisuel. Ce dernier se proposait de faire une copie VHS sur demande. Pour permettre aux utilisateurs d'accéder à l'ensemble des enregistrements VHS et U-Matic par une recherche documentaire unique, la base de données FileMakerPro des vidéos conservées par le Service Audiovisuel fut versée dans le catalogue de la bibliothèque.

En 2000, la bibliothèque recensait environ 4000 enregistrements vidéo, souvent en plusieurs parties pour une même série de cours. A ces enregistrements s'ajoutait le manuscrit de chaque cours. De plus, les cours se répétaient de façon presque identique chaque année. La recherche documentaire était alors des plus confuses.

En 2000 toujours, le catalogue de la bibliothèque était disponible sur le Web, mais les vidéos et les manuscrits n'offraient aucun lien entre eux. Ces enregistrements ne profitaient en rien de la nouvelle technologie.

Réflexion

Devant cette situation inacceptable, il devenait urgent de redéfinir la politique documentaire des cours : offrir aux utilisateurs une recherche claire et pertinente, un résultat unique, des liens dynamiques, …  d'autant plus que le catalogue de la bibliothèque était visible par le monde entier sur le Web.

Nous avons donc décidé d'unifier et d'harmoniser toutes nos collections de cours, auxquelles s'attachaient manuscrits, vidéos et Webcast. La nature du contenu primait sur son contenant. Le résultat projeté devait se présenter dans une notice unique.

Méthodologie

Nous avons choisi de traiter d'abord les cours les plus récents et de remonter vers les cours les plus anciens. Nous les avons recherchés dans la base « Vidéos » et dans la base « Manuscrits ». Les notices étaient souvent multiples pour une seule série de cours, il fallait donc les regrouper en une seule notice (changement de numéro de base).

De plus, pour chaque cycle de conférences, nous avons créé une notice par année civile ou académique et y avons rattaché les cours s'y référant (champ bibliographique spécial LKR = « Link Record »). Ceci permet aux utilisateurs de visualiser sur l'OPAC Web à partir d'un cours tous les cours donnés dans la même année et de regrouper tous les cours quelque soit leur support (vidéo, manuscrit, « webcast »).

Afin de multiplier les accès de recherche pour nos utilisateurs, nous avons donc introduit des champs spécifiques qui permettent de créer des collections virtuelles sur le Web, comme « Academic Training Programme » ou « CERN Summer Student Lectures ».

Procédure

Il était impensable de recataloger 4000 notices selon les normes ISBD (International Standard Book Description - Non monograph material) de manière répétitive, une à une, champ par champ. Nous avons donc dû développer une méthode adéquate selon la nature des notices.

Des modifications répétitives s'imposaient toutefois pour toutes les notices auxquelles se rattachaient des exemplaires dont l'information contenait des imprécisions. C'était par exemple le cas des cotes des manuscrits dont la numérotation devait refléter le numéro de série du manuscrit et non pas le numéro de la cassette vidéo. Ceci est dû au fait que le logiciel Aleph 300 ne permet que des programmations très rudimentaires dans des modules autres que bibliographiques. Il est impossible d'extraire des informations de la notice bibliographique et de les afficher dans les champs du module des exemplaires, considéré trop complexe. Ceci est une des limites très gênantes de l'utilisation de ce logiciel.

375 notices ont été corrigées ainsi de façon totalement répétitive et manuelle. Pour les 3625 notices restantes, nous avons appliqué trois méthodes :

• D'abord, la programmation simple par la fonction « IUTILS » proposé par Aleph 300. Les « IUTILS » sont des programmes d'extraction bibliographique à très grande échelle. Ils nous ont permis d'extraire les données fausses de la notice bibliographique. Nous avons procédé année par année pour chaque cycle de conférence. Nous avons ajouté des champs temporaires internes pour les remplacer ensuite automatiquement par des champs structurés, comme IN (indicateur pour bâtir les collections virtuelles), NO1 (note spéciale pour lier le webcast) et LKR (lien pour lier le cycle des conférences et chaque cours).
• Puis, nous avons effectué un travail global de changements dans des fichiers UNIX en dehors d'Aleph 300, avec l'éditeur de texte « Emacs ».
• Une fois corrigées, nous avons réimporté les données dans le logiciel Aleph 300 avec l'outil «Uploader»⁽²⁾.

Conclusion

Nous avons mené ce projet sur une durée de 10 mois et atteint notre but. Nous avons pu regrouper les 4000 notices d'avant le projet en 1000 notices. En effet, en prenant en compte les nouvelles technologies à la disposition de la bibliothèque du CERN, nous offrons dorénavant aux utilisateurs une recherche bibliographique plus accessible des documents disponibles sur support vidéo. Nous proposons également aux utilisateurs des valeurs ajoutées non négligeables : transparence des notices, liens dynamiques sur le Web, accès multiples par des collections virtuelles, résultats clairs.

La collection des documents vidéo est très facilement consultable sur notre page Web http://cdsweb.cern.ch/

Applications

Comparaison d'un ancien enregistrement et du nouveau catalogage, exemple :

BA	25
IN	VIDEO
LN	eng
YR	1983
SW	$$s n $$ w199911
TI	LANDAU as a Scientist, a Teacher and a
	Man. $$s videotapes
AU1	E M Lifshitz
CA	CERN. Geneva
IM	$$p Geneva $$d 17 03 1983 $$c videotape ;
	62:00 $$n CERN
NO	Temporary1->IN
NO	Temporary2->IN
NO	Temporary3->NO1
NO	Temporary4->LKR
ME	U-Matic
ME	VHS
SR	Academic Training Lecture
RN	CERN-VIDEO-C-17-a
SN	Pal
AB	Biography of the Russian professor LANDAU
	from one of his student and good friend,
	the Russian professor LIFSHITZ.

BA	13
IN	VIDEO
IN	ACAD
IN	REPORT
LN	eng
YR	1983
SW	$$s n $$w 200206
TI	Landau as  a scientist, a teacher and
	a man
AU2	Lifshitz, E 
CA	CERN. Geneva
DI	$$w EP
IM	$$p Geneva $$n CERN $$d 17 Mar 83
	$$c presentation
NO1	CERN Main Auditorium $$d 17 Mar 1983
	$$l 62:00
ME	U-Matic
ME	VHS
SR	Academic Training Lecture
RN	CERN-VIDEO-C-17-A
SN	Pal
LKR	$$b 2288784 $$d cern820901 $$e PR
	%%cpresentation
AB	Biography of the Russian professor LANDAU
	from one of his student and good friend,
	the Russian professor LIFSHITZ.

Nouvelle structure de catalogage

Fusion de tous les champs trouvés dans les notices multiples.
Remaniement des champs BA, IN et LKR

BA	13
IN	ACAD
IN      VIDEO
IN	REPORT
LN      eng
YR      1994
SW      $$s n $$w 200150 $$y a1993
TI      Introduction to Particle Accelerators
AU2     Wilson, E J N
CA      CERN. Geneva
DI      $$w TH
EXT     $$x http://preprints.cern.ch/cgi-bin/setlink?base=AT&categ=Academic_Training&id=AT00000022
        $$n Transparencies, pt.1
EXT     $$x http://preprints.cern.ch/cgi-bin/setlink?base=AT&categ=Academic_Training&id=AT00000023
        $$n Transparencies, pt.2
EXT     $$x http://preprints.cern.ch/cgi-bin/setlink?base=AT&categ=Academic_Training&id=AT00000024
        $$n Transparencies, pt.3
SR      Academic Training Lecture $$n 295
LKR     $$b 2289588$$d cern830901 $$e PR %%cpresentation
RN      CERN-VIDEO-C-220-A
RN 	CERN-VIDEO-C-220-B
RN      []
ME	U-Matic

Explications

Visualisation de l'ancienne structure sur l'OPAC Web:

Ceci représente les differents notices d'une seule série de cours donnée du 1 au 11 mars 1994 au CERN.

Visualisation de la nouvelle structure sur l'OPAC Web

Voici comment les videos et transparents des séries de cours de l'example ci-dessus apparaissent maintenant sur le catalogue Web:

Introduction to Particle Accelerators/Wilson, E J N. - CERN, Geneva : 1 - 11 Mar 1994
Transparencies, pt.1, Transparencies, pt.2, Transparencies, pt.3
(Academic Training Lecture ; 295)
CERN-VIDEO-C-220-A ; CERN-VIDEO-C-220-B ; CERN-VIDEO-C-220-C ; CERN-VIDEO-
C-220-D ; CERN-VIDEO-C-220-E ; CERN-VIDEO-C-220-F ; CERN-VIDEO-C-220-G ; CERN-
VIDEO-C-220-H ; CERN-VIDEO-C-220-I ; CERN-VIDEO-C-220-J ; CERN-VIDEO-C-220-K.
Presentation given during the Academic Training Lectures, CERN, Geneva, Switzerland, 1 Sep 1993 - 30 Jun 1994

Auteurs

Maywenn Haldimann
Adresse: CERN
ETT-SI-DM
CH 1211 Genève 23
Email: maywenn.haldimann@cern.ch
Apprentie au CERN (Organisation Européenne pour la Recherche Nucléaire)
en 3e année Assistant(e) en Information Documentaire, Certificat Fédéral de Capacité
A partir de septembre 2002 :
Adresse : Institut suisse de droit compare (ISDC)
Institut suisse de droit compare (ISDC)
Dorigny
CH-1015 Lausanne
Email: Maywenn.Diallo@isdc-dfjp.unil.ch
Bibliothécaire à la division bibliothèque (périodiques)

Ingrid Geretschläger
Adresse: CERN
ETT-SI-DM
CH 1211 Genève 23
Email: mailto:Ingrid.geretschlager@cern.chh
Responsable de la section Gestion des Documents à la bibliothèque du CERN (Organisation Européenne pour la Recherche Nucléaire)

Notes

(1) Format broadcast professionnel ; aujourd'hui remplacé par le format beta sp.
(2) La programme du 'Uploader' a été créé par Martin Vesely (ETT-DH). Pour plus de détails lire: Automated treatment of electronic resources  in the Scientific Information Service at CERN / Pignard, N ; Geretschläger, I ; Jerdelet, J. - In : High Energy Physics Libraries Webzine, 3 (2001) http://webzine.web.cern.ch/webzine/3/papers/3/